Was kostet Ihre
unbesetzte Stelle wirklich?
Die meisten Vakanzrechner multiplizieren ein Tagesgehalt mit einem schmeichelhaften Faktor und liefern eine Schreckzahl. Dieser hier rechnet so, wie Ihr Steuerberater rechnen würde: entgangene Wertschöpfung, Kosten der Überbrückung, interne Suche – abzüglich des Gehalts, das Sie nicht zahlen. Jeder Wert ist änderbar, jede Kennzahl ist unten belegt.
10–15 %. Der deutsche Marktdurchschnitt liegt bei 27,5 %.
Unser Honorar ist erfolgsbasiert und wird auf das Bruttojahresgehalt der Position berechnet – dieselbe Grundlage, die jede Personalvermittlung verwendet. Die Zahlen unten aktualisieren sich mit dem Gehalt, das Sie oben eingestellt haben.
| Positionsebene | Marktübliches Honorar | SkillIA (10–15 %) | Das bleibt bei Ihnen |
|---|---|---|---|
| Fachkraft 20–25 % | — | — | — |
| Spezialist 25–30 % | — | — | — |
| Führungskraft 30–35 % | — | — | — |
Die Zahl, auf die es ankommt
Mit Ihren Angaben kostet unser Honorar so viel wie 0 Tage dieser Vakanz. Jeder Tag, den die Stelle früher besetzt ist, zahlt einen Teil davon zurück. Das ist der ganze wirtschaftliche Fall – und es ist dieselbe Rechnung, ob Sie über uns einstellen oder nicht.
Die Formel, vollständig
Keine Blackbox, auch hier nicht. Wenn Ihnen ein Wert nicht passt, ändern Sie ihn – genau dafür sind die erweiterten Eingaben da.
Wie die Vakanzkosten berechnet werden
Aus Kalendertagen werden zuerst Arbeitstage. Die Vakanzzeit wird in Kalendertagen gemeldet, Leistung fällt aber nur an Arbeitstagen aus: Wir rechnen mit 250/365. Rechner, die diesen Schritt überspringen, überzeichnen das Ergebnis um rund 46 %.
Entgangene Wertschöpfung = (Umsatz je Mitarbeiter × Wertschöpfungsanteil) ÷ 250 Arbeitstage × ausgefallene Arbeitstage × der Anteil, den das Team nicht auffängt. Wertschöpfung ist Umsatz minus Material und Fremdleistungen – der reale Beitrag der Stelle zu Fixkosten und Gewinn, nicht die ganze Rechnungssumme.
Kosten der Überbrückung = Vollkosten pro Tag × Überbrückungsfaktor × der Anteil, den das Team doch auffängt × ausgefallene Arbeitstage. Arbeit, die trotzdem erledigt wird, wird bezahlt – über Überstunden, Fremdvergabe oder Zeitarbeit, nur nicht als Gehalt.
Nicht gezahltes Gehalt inklusive Lohnnebenkosten wird abgezogen. Eine leere Stelle zieht kein Gehalt und keine Arbeitgeberbeiträge. Diese Gutschrift wegzulassen ist der häufigste Weg, wie ein Vakanzrechner sein Ergebnis aufbläht – und das Erste, was ein Kaufmännischer Leiter streicht.
Interne Suchkosten fallen einmalig je Stelle an, voreingestellt mit 4.500 € – der Mitte veröffentlichter deutscher Cost-per-Hire-Werte. Abgelehnte Aufträge stehen auf null und zählen nur, was Sie selbst eintragen.
Nettokosten = entgangene Wertschöpfung + Überbrückung − nicht gezahltes Gehalt + Suchkosten + abgelehnte Aufträge. Das ist eine Orientierung, keine Betriebsprüfung – aber eine, die einer Nachfrage standhält.
Warum das Ergebnis niedriger ausfällt als bei anderen Rechnern
Weil es das nicht gezahlte Gehalt gutschreibt und weil es Wertschöpfung statt Umsatz zählt. Ein Rechner, der ein Tagesgehalt mit einem „Wertfaktor" multipliziert und über Kalendertage laufen lässt, liefert typischerweise das Drei- bis Vierfache dieses Betrags.
Uns ist eine Zahl lieber, die Sie in die Geschäftsleitung mitnehmen können, als eine, die die Diskussion nur so lange gewinnt, bis jemand nachrechnet. Selbst auf dieser konservativen Basis übersteigt eine unbesetzte Fachkraftstelle unser Honorar binnen weniger Monate deutlich.
Woher die Branchenrichtwerte stammen
Der Umsatz je Mitarbeiter ist aus den Strukturdaten des Statistischen Bundesamtes je Branche abgeleitet – etwa rund 136.000 € je Person im Handwerk und rund 218.000 € im Baugewerbe. Die Wertschöpfungsanteile bilden ab, wie materialintensiv eine Branche ist. Die Vakanzzeiten stammen aus der Statistik der Bundesagentur für Arbeit zu gemeldeten Arbeitsstellen.
Das sind Ausgangspunkte für ein Gespräch, kein Urteil über Ihren Betrieb. Jeder einzelne Wert ist änderbar.
Quellen
- Vermittlungshonorare: BDU (Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen), Personalberatung in Deutschland – durchschnittliches Honorar von 27,5 % des Jahreszielgehalts (2024) sowie übliche Bandbreiten von 20–25 % für Fachkräfte, 25–30 % für Spezialisten und 30–35 % für Führungspositionen. bdu.de
- Vakanzzeiten: Bundesagentur für Arbeit, Statistik der gemeldeten Arbeitsstellen und jährliche Fachkräfteengpassanalyse. statistik.arbeitsagentur.de
- Lohnnebenkosten: Statistisches Bundesamt (Destatis), Arbeits- und Lohnnebenkosten – rund 23 € je 100 € Bruttoverdienst; durchschnittliche Arbeitskosten von 45,00 € je geleisteter Arbeitsstunde im Jahr 2025. destatis.de
- Umsatz je Mitarbeiter: Statistisches Bundesamt (Destatis), Strukturdaten für Handwerk und Verarbeitendes Gewerbe, 2024. destatis.de
- Interne Suchkosten: veröffentlichte deutsche Cost-per-Hire-Benchmarks, im Schnitt rund 4.500–4.700 € und 3.500–8.000 € im Mittelstand.
Kennzahlen mit Stand August 2026. Die Prozentangaben sind marktweite Durchschnitte und Bandbreiten, keine Konditionen eines einzelnen Anbieters; maßgeblich ist stets Ihr individuelles Angebot.
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